Bestandsaufnahme von Anlagen für medizinische Gase — womit beginnen, wenn keine Dokumentation existiert

In vielen polnischen Krankenhäusern ist die Anlage für medizinische Gase älter als der älteste Mitarbeiter der technischen Abteilung. Sie wurde bei jedem Stationsumbau erweitert, jeder Auftragnehmer hinterließ einen anderen Standard, und die Dokumentation der aufeinanderfolgenden Umbauten verschwand mitsamt den Archiven. Das Ergebnis: Die Anlage funktioniert, aber niemand weiß genau, wo sie verläuft, wo die Bereichsabsperrventile sitzen und was tatsächlich welches Bett versorgt.

Solange alles funktioniert, wirkt dieser Zustand harmlos. Das ändert sich in drei Situationen: bei einem Ausfall, wenn schnell der richtige Bereich abgesperrt werden muss; bei einer Modernisierung, wenn der Planer nach dem Bestand fragt; und bei einer Kontrolle, wenn ein Tätigkeitsregister vorzulegen ist, das auf nichts gestützt werden kann.

Womit die Bestandsaufnahme beginnen, wenn keine Dokumentation vorliegt

1. Festlegung der Systemgrenzen und Identifikation der Versorgungsquellen: Kompressorenzentralen, Vakuumaggregate, Flaschenzentralen, Notfall-Flaschenbatterien.
2. Analyse der erhaltenen Dokumentation — auch fragmentarischer; sie hilft, Umbauten zu datieren, und verkürzt die Arbeit.
3. Begehung der Anlage von den Quellen bis zu den Entnahmestellen, Station für Station, mit Fotodokumentation.
4. Identifikation der Trassen in verborgenen Räumen und Zuordnungstests der Ventile zu Bereichen — in vereinbarten Servicefenstern.
5. Erstellung von Schemata, Aufstellungen und einer Liste der Abweichungen zwischen Ist-Zustand und Beschriftungen.

Die Reihenfolge ist kein Zufall: Ohne Kenntnis der Quellen und Systemgrenzen lassen sich Ventiltests nicht sicher planen und Messungen nicht interpretieren.

Welche Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben?

Das polnische Gesetz vom 7. April 2022 über Medizinprodukte legt dem Betreiber Pflichten auf, die ohne Dokumentation nicht erfüllbar sind. Art. 63 Abs. 1 verlangt, dass das Produkt ordnungsgemäß installiert und instand gehalten wird, Abs. 3 und 4 schreiben eine Dokumentation der ausgeführten Installationen, Reparaturen, Wartungen, Prüfungen und Sicherheitskontrollen samt Terminen der nächsten Maßnahmen vor, und Abs. 5 verlangt ihre Aufbewahrung für mindestens 5 Jahre nach Nutzungsende des Produkts.

Hinzu kommt eine Kontrollbefugnis: Art. 64 Abs. 1 Pkt. 5 gibt dem Präsidenten des URPL das Recht, Stellen zu kontrollieren, die Tätigkeiten an Produkten ausführen — am Ort ihrer Ausführung. Das Fehlen von Register und Schemata ist daher kein Ordnungsmangel, sondern ein Gesetzesverstoß, der unabhängig davon festgestellt werden kann, ob die Anlage gerade einwandfrei funktioniert.

Es gibt auch eine rein praktische Ebene: Die in PN-EN ISO 7396-1 beschriebene Dokumentation des Betriebsmanagements setzt voraus, dass man weiß, was man verwaltet. Man kann keine Bereichsverantwortlichen benennen, keinen Prüfplan aufstellen und keine Notfallprozeduren für Rohrleitungen erstellen, deren Verlauf niemand kennt.

Was die Bestandsaufnahme genau rekonstruiert

Die Bestandsaufnahme einer Anlage für medizinische Gase ist die Rekonstruktion des Ist-Zustands in einer Form, die sich für die weitere Arbeit eignet. In der Praxis umfasst sie sechs Ebenen:

• Rohrleitungstrassen — die Verläufe im Gebäude samt Durchmessern, einschließlich der über abgehängten Decken und in Schächten verborgenen Abschnitte;
• Entnahmestellen — Lage, Gasart, Steckdosentyp, technischer Zustand, Zuordnung zu Bereichen;
• Bereichsabsperrventile und Bereichsventilkästen — wo sie sind, was sie absperren und ob sie das absperren, was die Beschriftung nahelegt;
• Versorgungsquellen — Kompressorenzentralen, Vakuumaggregate, Flaschenzentralen, Notfall-Flaschenbatterien samt ihrem formalen Status;
• Überwachungs- und Alarmsysteme — Sensoren, Panels, Reichweite der Signalisierung;
• Kennzeichnung — Übereinstimmung der Beschriftungen von Rohrleitungen und Ventilen mit dem Ist-Zustand, Liste der Lücken.

Das Ergebnis sind Schemata, Aufstellungen und eine Abweichungsliste — Dokumente, die zur Grundlage des Registers nach Art. 63 und der Dokumentation des Betriebsmanagements werden.

Eine Falle, an die kaum jemand denkt: Beschriftungen, die nicht dem Zustand entsprechen

Der gefährlichste Befund einer Bestandsaufnahme ist nicht fehlende Dokumentation, sondern Dokumentation und Kennzeichnung, die lügen. Ein Ventil, das laut Beschriftung Station A absperrt, aber auch die halbe Station B absperrt. Eine als Sauerstoff beschriftete Rohrleitung, die dort verläuft, wo sie nach drei Umbauten niemand erwartet. Im Alltag ist das unsichtbar. Im Notfall — wenn jemand unter Zeitdruck ein Ventil nach der Beschriftung schließt — kann der Unterschied dramatisch sein.

Deshalb schreibt eine solide Bestandsaufnahme keine alten Schemata ab, sondern überprüft jedes Element vor Ort. Diese Unterscheidung lohnt sich im Angebot zu prüfen: Eine Rekonstruktion der Dokumentation „vom Schreibtisch aus“, auf Basis von Archivplänen, verfestigt Fehler, statt sie aufzudecken.

Bestandsaufnahme und Audit — die Reihenfolge zählt

Die beiden Leistungen werden oft verwechselt, dabei ist der Unterschied einfach. Die Bestandsaufnahme beantwortet die Frage: Was haben wir? Das Audit beantwortet die Frage: Ist das, was wir haben, konform mit Norm und Vorschriften — und was ist damit zu tun?

Die Reihenfolge lässt sich nicht umkehren. Ein Konformitätsaudit nach PN-EN ISO 7396-1 erfordert Wissen darüber, was bewertet wird: Ohne erfasste Trassen, Entnahmestellen und Quellen erfasst die Bewertung nur das Sichtbare — meist den unproblematischsten Teil der Anlage. In Objekten ohne Dokumentation ist die Bestandsaufnahme daher die erste Etappe des Audits — kein separater Auftrag, den man auslassen kann.

So läuft es in einem laufenden Krankenhaus ab

Die Bestandsaufnahme greift nicht in den Betrieb der Anlage ein — es sind Besichtigungs- und Messtätigkeiten, die ohne Unterbrechung der Versorgung der Stationen durchgeführt werden. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Analyse dessen, was erhalten ist — selbst fragmentarische Dokumentation verkürzt die Arbeit und hilft, Umbauten zu datieren;
• Begehung der Anlage von den Quellen bis zu den Entnahmestellen, Station für Station, mit Fotodokumentation;
• Identifikation der Trassen in verborgenen Räumen — über Decken, in Schächten, in Kanälen;
• Zuordnungstests der Ventile zu Bereichen — mit den Stationen abgestimmt und in Servicefenstern durchgeführt;
• Erstellung von Schemata und Aufstellungen sowie einer Liste der Abweichungen zwischen Zustand und Beschriftungen.

Die Dauer hängt vom Umfang ab: ein einzelner Bettentrakt dauert Tage, ein mehrgebäudiger Krankenhauskomplex — Wochen. Die Arbeit erfolgt ohne Abschaltung der Gase; nur die Ventiltests erfordern abgestimmte Zeitfenster.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine Bestandsaufnahme auf Basis alter Projekte erstellt werden?

Alte Projekte sind ein Ausgangspunkt, ersetzen aber keine Überprüfung vor Ort. Nach mehreren Umbauten kann der Ist-Zustand von jeder erhaltenen Zeichnung abweichen — und das größte Risiko liegt genau in den Abweichungen zwischen Beschriftung und Wirklichkeit, die ein Jahre altes Dokument nicht aufdeckt.

Kann ein Krankenhaus die Bestandsaufnahme mit eigenen Kräften durchführen?

Die technische Abteilung kennt das Objekt am besten, und ihre Mitwirkung ist unbezahlbar. In der Praxis sind die Hürden Zeit, Zugang zu verborgenen Räumen und Erfahrung im Erkennen von Anlagenkomponenten verschiedener Generationen. Am besten funktioniert ein gemeinsames Modell: Der Auftragnehmer führt die Arbeiten aus und erstellt die Dokumentation, die technische Abteilung zeigt die Umbaugeschichte und die zweifelhaften Stellen auf.

Was geschieht nach der Bestandsaufnahme?

Die Dokumente speisen das Register nach Art. 63 des Gesetzes und die Dokumentation des Betriebsmanagements, und die Abweichungsliste wird zur Aufgabenliste: von der Vervollständigung der Kennzeichnung über ein Konformitätsaudit bis zum Modernisierungsplan. Eine Bestandsaufnahme ohne Umsetzung der Schlussfolgerungen ist Kosten ohne Ertrag.

Was kostet die Bestandsaufnahme einer Anlage für medizinische Gase?

Das hängt von der Zahl der Gebäude, Stationen und Gasarten ab sowie davon, wie viel Dokumentation erhalten ist. Für ein verlässliches Angebot genügen Grundrisse und eine kurze Beschreibung des Umfangs — eine Preisspanne lässt sich ohne Ortstermin nennen.

Grundlage

• Polnisches Gesetz vom 7. April 2022 über Medizinprodukte — Art. 63 Abs. 1, 3–5 (Dokumentationspflicht), Art. 64 Abs. 1 Pkt. 5 (Kontrolle durch den Präsidenten des URPL)
• PN-EN ISO 7396-1:2016-07 — Anforderungen an Rohrleitungssysteme, Prüfungen und Kennzeichnung, Dokumentation des Betriebsmanagements
• Verordnung MDR (EU) 2017/745 — die Anlage für medizinische Gase als Zusammenstellung von Medizinprodukten

Medpipe führt Bestandsaufnahmen und Audits von Anlagen für medizinische Gase in ganz Polen durch — Umfang, Ablauf und Angebotsfragen: Audits und Prüfungen von Anlagen für medizinische Gase. Eine breitere Darstellung von Betrieb, Abnahmen und Dokumentation bietet der Leitfaden „Medizinische Gase in der Praxis. Heft 1" (GMWP) erarbeitet von INMED S.A.

Erstellt von: dem technischen Team mit Małgorzata Dopierała, Damian Czyczyro und Przemysław Kostera — Medpipe Sp. z o.o., Planung, Audits und Prüfungen von Anlagen für medizinische Gase. Der Artikel entstand auf Grundlage des Leitfadens „Gazy medyczne w praktyce. Zeszyt 1” (GMWP), INMED S.A.